program rozwoju biblioteki

Jaki będzie świat w roku 2030 i jakie funkcje będą w nim pełnić biblioteki? Jakie usługi znajdą się w ofercie bibliotek publicznych i kto będzie z nich korzystał? O co zapytają bibliotekarzy przyszli użytkownicy? Jakie kompetencje będą posiadać bibliotekarze i jakie będą wobec nich oczekiwania? Z jakimi problemami przyjdzie się im zmierzyć? Takie i inne pytania zadali sobie twórcy projektu "Future scenarios for NSW public libraries", zrealizowanego w 2009 roku w australijskim stanie Nowa Południowa Walia. W projekcie  wzięli udział pracownicy biblioteki stanowej i sieci bibliotek publicznych Nowej Południowej Walii oraz firma Neville Freeman Agency, specjalizująca się w planowaniu i zarządzaniu strategicznym w przedsiębiorstwach i organizacjach.

Celem projektu było opracowanie możliwych wariantów przyszłości bibliotek Nowej Południowej Walii, z uwzględnieniem wszelkich czynników, jakie mogą oddziaływać na biblioteki oraz na ich bliższe i dalsze otoczenie. Ponad 150 osób uczestniczyło w warsztatach, dyskusjach i spotkaniach, podczas których zadawano pytania, analizowano panujące trendy oraz wszelkie determinanty rozwoju świata, które mogą wywierać wpływ na sytuację bibliotek.

Efektem działań projektowych jest opracowanie „Bookends scenarios”, zawierające cztery alternatywne scenariusze rozwoju świata do roku 2030 i odpowiadające im cztery wizje przyszłości bibliotek publicznych Nowej Południowej Walii. Scenariusze uwzględniają przyszłe role bibliotek, ich zadania, produkty, usługi i grupy użytkowników. Wskazują szanse dla bibliotek i możliwe zagrożenia. Zachęcają do refleksji o ważnych zjawiskach we współczesnym świecie, ich wzajemnej zależności i oddziaływaniu na poszczególne elementy otoczenia bibliotek. Mogą okazać się pomocne w przygotowywaniu planów rozwoju i rozpoznawaniu słabych stron w zasobach bibliotek oraz modelach ich funkcjonowania. Zachęcamy wszystkich bibliotekarzy do zapoznania się z „Bookends scenarios”.  Jest to ciekawe opracowanie, napisane w interesujący, nowoczesny sposób, zawiera wiele ciekawych przemyśleń i niekiedy elementy humorystyczne. Jego treść zainspiruje bibliotekarki i bibliotekarzy do szerszego i bardziej perspektywicznego myślenia o miejscu bibliotek w świecie.

http://www.sl.nsw.gov.au/services/public_libraries/publications/docs/bookendsscenarios.pdf

W projekcie wykorzystano scenariuszową metodę  planowania strategicznego, polegającą na analizowaniu makrootoczenia, tj. rozpoznawaniu kluczowych czynników oddziałujących na daną organizację, ich złożoności,  wzajemnych powiązań i stopnia wywieranego wpływu. W zastosowanej metodzie ważne jest nie tyle przewidywanie przyszłości, ile uchwycenie szerszego obrazu świata, z uwzględnieniem ogółu sprzężonych ze sobą zjawisk, wydarzeń, czynników i uwarunkowań – nawet takich, które – jak się wydaje – zupełnie nas nie dotyczą.

Istotnym elementem planowania metodą scenariuszową jest praca grupowa. Poszczególne osoby zaangażowane w projekt różnie postrzegają rolę omawianych zjawisk i wydarzeń, mają odmienne przekonania i doświadczenia, inaczej też pracuje ich wyobraźnia.

http://www.sl.nsw.gov.au/services/public_libraries/publications/docs/bookendsscenarios.pdf

Proces planowania z wykorzystaniem scenariuszy przebiega w czterech podstawowych etapach:

Etap 1. Pytania - formułowanie zestawu ramowych pytań dotyczących ważnych dla rozwoju danej organizacji zagadnień.

Etap 2. Otoczenie - rozpoznawanie i ocena panujących trendów i kluczowych czynników, których współzależności i powiązania powodują istotne zmiany w otoczeniu.

Etap 3. Scenariusze - opracowywanie zestawu alternatywnych scenariuszy przyszłości w celu rozpoznania nowych szans i zagrożeń dla organizacji w jej obecnym i przyszłym otoczeniu.

Etap 4. Transformacja - wdrażanie efektów procesu do planów i strategii rozwoju organizacji, zakładających wprowadzanie innowacji i działań, ukierunkowanych na osiągnięcie pożądanych zmian („Bookends scenarios”, s. 7).

Projekt "Future scenarios for NSW public libraries" rozpoczął się od sformułowania podstawowych pytań, wyznaczających cel i kierunek prowadzonych prac:

• Jakie kompetencje i postawy zawodowe będą prezentować pracownicy bibliotek publicznych w roku 2030, by odnosić sukcesy w każdej z alternatywnych przyszłości, w jakich znajdą się ich biblioteki?
• Jakie źródła utrzymania i modele zarządzania umożliwią bibliotekom będą korzystne dla bibliotek w roku 2030?

W pierwszym etapie procesu („Pytania”) przedstawiciele kadry kierowniczej biblioteki stanowej i sieci bibliotek publicznych Nowej Południowej Walii odpowiadali na 10 następujących pytań:

1) Szersze spojrzenie: Jakie występujące obecnie w świecie zjawiska mogą (Pani / Pana zdaniem) spowodować ważne zmiany w ciągu najbliższych 15-25 lat?

2) Zaskoczenie: Czy jakieś zjawiska lub wydarzenia były dla Pani / Pana – jako pracownika sieci bibliotek publicznych Nowej Południowej Walii - szczególnie zaskakujące?

3) Branżowe trendy: Jakie są Pani / Pana zdaniem najciekawsze perspektywy dla bibliotek publicznych Nowej Południowej Walii? Proszę wymienić 5 przykładów.

4) Co nas niepokoi: Jakie są Pani / Pana zdaniem najbardziej niepokojące zjawiska z punktu widzenia przyszłości bibliotek publicznych w Nowej Południowej Walii? Proszę wymienić 3-4 przykłady i uzasadnić swój wybór.

5) Dziwny partner: Innowacyjne style zarządzania wymagają nieraz podejmowania zaskakujących decyzji dotyczących doboru partnerów do współpracy. Jakie Pani / Pana zdaniem niezwykłe i niespodziewane partnerstwa mogłyby być korzystne dla bibliotek NPW?

6) Luki w infrastrukturze: Jakich ważnych elementów brakuje w infrastrukturze (technologicznej, komunikacyjnej, organizacyjnej itp.) sieci bibliotek w Nowej Południowej Walii?

7) Przeszkody na drodze: Jakie ograniczenia (wewnętrzne i zewnętrzne) utrudniają Pani / Pana działania i rozwój zawodowy?

8) Teraz albo nigdy: Jakie ważne decyzje powinny być Pani / Pana zdaniem podjęte jak najszybciej? Jakie możliwości pojawiają się na horyzoncie?

9) Moja droga życiowa: Jakie podstawowe wartości powinny Pani / Pana zdaniem towarzyszyć rozwojowi bibliotek w przyszłości?

10) Patrząc w przeszłość: Jaki był według Pani / Pana najważniejszy Pani / Pana wkład w rozwój bibliotekarskiej profesji?

W czasie realizacji drugiego etapu procesu („Otoczenie”) uczestnicy projektu zajmowali się rozpoznawaniem, analizowaniem i oceną kluczowych czynników otoczenia mających wpływ na sytuację ich bibliotek. Najpierw analizowali przemiany, jakie następowały w świecie od roku 1980 do chwili obecnej. Następnie przedstawiali swoje własne pomysły i wizje przyszłości – wskazywali, jakie zmiany nastąpią w świecie w perspektywie najbliższych kilkudziesięciu lat i jaki będą miały wpływ na sytuację bibliotek.

W trzecim etapie procesu („Scenariusze”) uczestnicy dwóch warsztatów pod nazwą „Fora przyszłości” opracowywali koncepcje scenariuszy przyszłości, które zostały wykorzystane w pracach nad wstępnymi wersjami scenariuszy, prowadzonych przez 10-osobowy zespół uczestników. Ostateczne wersje czterech alternatywnych scenariuszy przygotowali na podstawie wypracowanych podczas warsztatów materiałów stratedzy z firmy Neville Freeman Agency.

W czwartym etapie działań projektowych („Strategiczna transformacja”) odbył się warsztat strategiczny, podczas którego skonfrontowano efekty prac nad scenariuszami ze strategicznymi obszarami rozwoju bibliotek Nowej Południowej Walii. Analizowano zawarte w scenariuszach kierunki przemian oraz związane z nimi wyzwania, w odniesieniu do wizji, misji, celów, priorytetów i proponowanych kierunków rozwoju bibliotek.

Opis działań w projekcie "Future scenarios for NSW public libraries", raporty z warsztatów, opisy czterech scenariuszy i ich omówienie, a także wynikające z nich rekomendacje dla bibliotek zawarte są w opracowaniu „Bookends scenarios”, którego treść będziemy cyklicznie przedstawiać na naszym portalu.

(ak)